Datenschutzerklärung

Sentra AI RMS – Verwaltungsportal für die Sentra-AI-Eingangsgeräte unter rms.sentra-ai.cloud

1. Verantwortlicher

Vertreten durch die Geschäftsführer Daniel Schreiber und Tom Waitschulies.
Registergericht: Amtsgericht Lübeck, HRB 26525 HL

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen ihn unter:

Bitte nennen Sie bei Ihrer Anfrage, dass sie die DATO-IT GmbH betrifft.

3. Hosting

Die Anwendung läuft auf Servern, die wir in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland betreiben. Hetzner ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig (Art. 28 DSGVO). Datenbank, Anwendung und Sicherungen liegen auf diesen Servern.

4. Server-Logdateien

Beim Aufruf der Anwendung übermittelt Ihr Browser aus technischen Gründen Daten an unseren Server. Erfasst werden:

• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• aufgerufene Adresse (URL) und Zugriffsstatus (z. B. erfolgreich, nicht gefunden)
• übertragene Datenmenge
• Seite, von der aus die Anfrage kam (Referrer)
• verwendeter Browser und Betriebssystem
• IP-Adresse

Zweck ist der sichere und stabile Betrieb, insbesondere die Abwehr und Aufklärung von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Die Zugriffsprotokolle des Webservers werden nach 14 Tagen gelöscht. Technische Protokolle der Anwendung werden fortlaufend in begrenztem Umfang überschrieben. Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.

Für die Fehleranalyse kann die Anwendung technische Fehlerberichte an ein von uns selbst betriebenes Fehlerprotokoll-System auf unseren eigenen Servern senden. Persönliche Angaben wie E-Mail-Adressen werden dabei vorher unkenntlich gemacht.

5. Anmeldung und Benutzerkonto

Zur Nutzung des Portals ist ein Benutzerkonto erforderlich. Dabei verarbeiten wir die Daten Ihres Kontos: Benutzername, E-Mail-Adresse, Name, Passwort (nur als Hash), Rolle, Zeitpunkt der Registrierung und der letzten Anmeldung sowie die Angaben, die Sie zu Ihrem Unternehmen hinterlegen (z. B. Firma, Anschrift, Telefon, Ansprechpartner, Support-Kontakt).

Sicherheitsrelevante Vorgänge (Anmeldung, fehlgeschlagene Anmeldung, Passwort zurücksetzen, Bestätigung der E-Mail-Adresse, Änderungen an Geräten und Einstellungen) protokollieren wir mit Zeitpunkt, Benutzerkonto, IP-Adresse und Browserkennung. Diese Protokolle werden nach 365 Tagen gelöscht.

Für die Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse und das Zurücksetzen des Passworts senden wir Ihnen E-Mails mit einem Link. Der Bestätigungslink gilt 48 Stunden, der Link zum Zurücksetzen des Passworts 1 Stunde. Die E-Mails versenden wir über den Mailserver der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist. Über denselben Weg erhalten Sie Benachrichtigungen, die Sie im Portal einschalten (z. B. Störungsmeldungen zu Ihren Geräten).

Zweck ist die Bereitstellung des Portals und die Absicherung des Zugangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. Nutzungsverhältnis), soweit Sie für einen unserer Kunden tätig sind, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren Nutzerverwaltung). Die Kontodaten werden gelöscht, wenn das Konto aufgelöst wird, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

6. Cookies und ähnliche Techniken

Das Portal setzt nur Cookies, die für den Betrieb technisch notwendig sind:

Beim Abmelden werden die Anmelde-Cookies gelöscht. Zusätzlich speichert Ihr Browser im lokalen Speicher einige Anzeige-Einstellungen (z. B. ausgeblendete Hinweise, gewähltes Lesegerät, zuletzt besuchte Verwaltungsseiten). Diese Werte verlassen Ihr Gerät nicht.

Diese Cookies und Speicherwerte sind unbedingt erforderlich, damit der von Ihnen gewünschte Dienst funktioniert; eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht nötig. Rechtsgrundlage für die damit verbundene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken setzen wir nicht. Schriften und sonstige Dateien werden von unserem eigenen Server geladen; Inhalte anderer Anbieter werden nicht eingebunden.

7. Daten Ihrer Geräte und Ihrer Gäste

Die Sentra-AI-Eingangsgeräte in Ihrem Geschäft melden sich beim Portal und übertragen Betriebsdaten. Soweit dabei personenbezogene Daten Ihrer Gäste verarbeitet werden, ist der jeweilige Kunde (Betreiber des Geschäfts) Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach seinen Weisungen und auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).

Was übertragen wird

• Türereignisse: Zeitpunkt, Art des Zutritts (z. B. Karte, QR-Code), Ergebnis und Ablehnungsgrund. Kartennummern werden nicht im Klartext gespeichert, sondern nur als nicht umkehrbarer Prüfwert, dessen Schlüssel regelmäßig wechselt. Namen oder Fotos von Gästen enthalten diese Ereignisse nicht.
• Gerätezustand: Auslastung, Speicher, Temperatur, Laufzeit, Softwarestand, technische Protokolle und Störungen.
• Hilfe am Gerät (falls freigeschaltet): Fragen, die Gäste am Gerät eingeben oder sprechen, und die Antwort. Die Antwort erzeugt ein von uns betriebener Sprachmodell-Dienst; gesprochene Fragen und Antworten werden über einen Sprachdienst in Text bzw. Sprache umgewandelt (Einzelheiten unten unter „Sprachdienst“).
• Altersprüfung (falls freigeschaltet): Ergebnis der Prüfung mit Altersgruppe, Dokumentart und Ausstellerland – kein Geburtsdatum, keine Ausweisbilder.
• Sleeper Protect (falls freigeschaltet): Ein Standbild Ihrer UniFi-Kamera wird über die Schnittstelle von Ubiquiti abgerufen, von unserem Sprachmodell-Dienst ausgewertet und auf Wunsch per E-Mail an Sie gesendet. Gespeichert wird nur das Ergebnis der Auswertung, nicht das Bild.
• Bewertungen (falls freigeschaltet): Sternebewertung und freiwilliger Kommentar, ohne Namen.
• Standort des Geschäfts: Zur Anzeige auf der Karte wird die Anschrift des Geschäfts vom Server aus beim Dienst Nominatim (OpenStreetMap) in Koordinaten umgerechnet. Ihre IP-Adresse wird dabei nicht übermittelt; das Kartenmaterial liefern wir von unserem eigenen Server aus.

Sprachdienst (Hilfe am Gerät)

Ist die Sprachbedienung der Hilfe am Gerät freigeschaltet, nutzen wir den Dienst der Eleven Labs Inc., 169 Madison Ave #2484, New York, NY 10016, USA („ElevenLabs“). ElevenLabs ist dabei als Dienstleister in unserem Auftrag tätig (Unterauftragsverarbeiter) und wandelt gesprochene Fragen in Text und Antworten in Sprache um.

• Was übertragen wird: die Sprachaufnahme der Frage, die ein Gast am Gerät spricht, sowie der Text der Antwort bzw. der Begrüßung, der vorgelesen werden soll.
• Was nicht übertragen wird: Die Übertragung erfolgt von unserem Server aus; die IP-Adresse des Gastes wird nicht an ElevenLabs übermittelt.
• Übermittlung in die USA: ElevenLabs ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Ist die Sprachbedienung nicht freigeschaltet, werden keine Daten an ElevenLabs übertragen.

Speicherdauer

Die Löschung läuft automatisch einmal täglich.

8. Online-Zahlung

Wenn Sie Lizenzen oder Zusatzleistungen online kaufen, leiten wir Sie zur Bezahlseite des Zahlungsdienstleisters Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland („Stripe“) weiter. Dabei übergeben wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Kundenkennung und das gewählte Paket; Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein, sie erreichen uns nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Verarbeitung bei Stripe gilt die Datenschutzerklärung von Stripe.

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wenden Sie sich dazu an info@dato-it.de oder an unseren Datenschutzbeauftragten (Abschnitt 2). Betrifft Ihr Anliegen Daten, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten (Abschnitt 7), leiten wir es an den Kunden weiter.

10. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

11. Stand

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand November 2026.